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教务字〔2021〕32号 关于做好2021上半年毕业生学籍档案材料归档工作的通知
2021-06-22 17:39   审核人:

各二级学院:

学生学籍档案真实地记录学籍和学生在校学习情况。为确保学校档案及时、完整归档,根据《高等学校档案管理办法》和学校的相关规定,即日起开展2021上半年学生学籍和在校学习情况归档工作,现就有关事项通知如下:

一、归档范围

1. 2021年2月1日-2021年6月30日毕结业学生的学籍卡

2. 2021年2月1日-2021年6月30日毕结业学生的成绩单

二、归档要求

1. 各学院应高度重视立卷归档工作,各二级学院要安排、督促专人将应归档的各种材料收集齐全,整理后及时归档。

2. 归档的材料应提供原件,文件材料要求字迹清楚、用纸和打印格式规范、盖章完整。凡不符合整理规范的文件材料,须按要求进行整改后交学籍科,学籍科复查后向学校档案室移交。

3. 学生学籍卡需在教务系统打印(格式七),并附有学生照片,必须填写学生毕结业结论和相应的证书编号,加盖学院公章和教务处学籍成绩专用章,毕业学生加盖“准予毕业”专用章。

4. 学生成绩单需在教务系统打印,页脚必须含有审核人,加盖学院公章和教务处学籍成绩专用章。

5. 以上格式规范和模板,详见教务处网站-规章制度《教务处关于学籍档案归档工作的指导意见(2021)》

三、归档方式

办理移交时,一个班一份完整材料,按规定模板进行打印、排序。(须有《梧州学院档案材料移交清单》《毕业班档案·学籍表封面》和《毕业班档案·成绩表封面》)(详见教务处网站-下载中心)

四、归档时间

请各二级学院把以上材料于2021年7月8日前上交教务处学籍科。

教务处

2021年6月22日

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